Nel corso degli anni ho imparato che con un nuovo cliente è meglio iniziare nel modo giusto sin da subito, stabilendo una chiara linea di comunicazione con lui/lei riguardo alle aspettative.
Di solito la comunicazione inizia con la telefonata di presentazione, quando si stabiliscono in anticipo alcune delle condizioni base, come l'entità del lavoro o le ore di lavoro necessarie.
Ma soprattutto, dovrai dare il benvenuto al tuo cliente e stabilire le regole di base affinché il vostro lavoro insieme proceda senza intoppi.
Ecco alcuni consigli che ho imparato "in trincea" con i clienti.
Una parte del pagamento va sempre anticipato
Questa è una cosa che ho capito nel tempo, a mie spese, quando i clienti tardavano a pagare, e io mi ritrovavo ad avere lavorato parecchie ore senza aver visto un centesimo.
Da allora, ho imparato a stabilire regole molto chiare in merito ai pagamenti: almeno, e ripeto ALMENO, il 30% dell’importo dovuto deve essere versato al momento della firma del contratto.
Se hai tariffe orarie, fai una stima di quante ore potrebbero essere necessarie per il lavoro e regolati di conseguenza.
E inserisci nel contratto una clausola ben chiara dove indichi che in caso di ritardi nei pagamenti sospenderai il servizio: d’altro canto, se non paghi la bolletta della luce, la società elettrica ti stacca la corrente, giusto?
Assicurati che il cliente firmi una proposta o un contratto
(o che riconosca in altro modo la tua politica e le tue condizioni prima di iniziare il lavoro).
QUESTO è MANDATORIO.
Non si comincia MAI, ripeto Mai, A LAVORARE SENZA UN CONTRATTO FIRMATO.
A nessuno piace pensare o parlare di questa possibilità, ma a volte non è possibile lavorare insieme. Purtroppo, di questo te ne accorgerai solo DOPO aver iniziato le tue attività.
Oppure, può capitare che il cliente non ti paghi.
O che ti chieda di svolgere attività non pattuite.
O … tanto altro!
Quindi come si dice … carta canta!
L’investimento nella parcella di un avvocato che ti prepari un contratto prevedendo tutte le clausole indispensabili per farti stare nella famosa botta di ferro sono i soldi meglio “spesi” per la tua attività!
Un accordo chiaro e trasparente ti garantisce il successo e un rapporto di lavoro corretto con tutti i tuoi clienti.
Pacchetto di benvenuto
Considera la possibilità di inviare un pacchetto di benvenuto al tuo nuovo cliente il primo.
Puoi inviare il pacchetto di benvenuto tramite un autoresponder o con un'e-mail personale e personalizzata per renderlo più amichevole.
Di solito invio personalmente via e-mail il testo del pacchetto di benvenuto, con un link ai termini e alle condizioni ai nuovi clienti. Puoi inserire anche un link chiaro alle condizioni sulla tua home page.
Questo ti potrebbe tornare utile nel caso di un cliente che in qualche modo aveva violato uno dei termini, per inviargli un rapido pro-memoria.
Assicurati di comunicare il tuo reale orario di lavoro
Quando ho iniziato la mia attività, lavoravo tutti i giorni, tutti i giorni festivi e tutti i fine settimana.
E, come facilmente prevedibile, mi sono ritrovata a lavorare in orari più strani di quanto volessi. Era una ricetta per l'esaurimento.
Quindi, ben presto ho imparato a comunicare SUBITO ai miei clienti che non lavoro nei fine settimana o nei giorni festivi, a meno che non abbiamo concordato una campagna speciale per le vacanze.
Che non lavoro la sera, la notte … incredibile le richieste che potresti ricevere se non metti ben in chiaro sin da subito i tuoi orari!
Ogni volta che ho fatto eccezioni agli orari di lavoro che mi ero imposta per normale buon senso, mi sono sovraccaricata di lavoro o ho inavvertitamente letto un'e-mail sconvolgente che mi ha tenuta sveglia per ore.
In realtà mi sono più volte procurata l'insonnia non ponendo dei limiti sani.
Solo perché si lavora da casa non significa che si lavora sempre.
Ti meriti un equilibrio tra lavoro e vita privata!
Ricorda che sei lavoratrice a contratto e non dipendente.
È sano e saggio prendersi delle vere e proprie pause, vacanze e tempo libero.
I clienti capiranno se stabilisci per tempo i tuoi limiti. Alcuni (non troppi, non illuderti) ti ringrazieranno addirittura per essere stata sincera e onesta sui tuoi orari di lavoro.
Potresti (SOLO se lo vorrai davvero) decidere di offrire ai clienti l'opzione di passare a un pacchetto premium che dia loro un accesso extra a te, ad esempio permettendo loro di inviarti messaggi su whatapp per le “emergenze” o di avere la priorità nella coda.
Tempi di consegna
Assicurati che il cliente comprenda i tuoi tempi di consegna normali (i miei sono di almeno due giorni lavorativi).
Per un servizio più rapido, puoi addebitare le spese per task urgenti che richiedono meno di 48 ore.
Il mio più grande cruccio sono i clienti che si aspettano costantemente risposte urgenti, ma non vogliono pagare di più per il servizio espresso.
Amazon fa pagare di più per la spedizione espressa. Perché non dovresti farlo anche tu?
Riassumendo, nel tempo mi sono accorta che quando esprimo con sicurezza la mia policy, il rapporto con i clienti ne ha beneficiato immensamente in termini di relazione.
Tutti sanno esattamente cosa possono aspettarsi da me, e nel caso dovessero PER CASO dimenticarsene, un rapido reminder di quanto comunicato a inizio contratto funziona sempre meravigliosamente!
Non essere timida: prendi il controllo del tuo processo di onboarding!
