7 suggerimenti per la gestione del tempo di un’Assistente Virtuale

(e non solo)

Essere un’assistente virtuale può essere un lavoro molto appagante per persone motivate, purché si gestisca il proprio tempo in modo efficace.
Lavorare con altri piccoli imprenditori, aiutando a far crescere la loro clientela, a far conoscere i loro servizi e a costruire i loro marchi ti fa sentire bene ogni giorno per quello che hai realizzato.
Tuttavia, con le richieste di più clienti nel tuo inbox in ogni momento, essere organizzata è la chiave per tenere sotto controllo l'equilibrio tra lavoro e vita privata.

  

In qualità di assistente virtuale esperta e sul mercato da parecchi anni mi sono imbattuta in diverse tecniche per tenere tutto sotto controllo.
Attraverso prove ed errori, ho determinato quali strategie funzionano per me e quali non sono altrettanto utili.
Vorrei condividere i miei consigli preferiti per la gestione del tempo, che sono ottimi sia in generale, sia specificamente per chi lavora come assistente virtuale.

  

1.         Utilizzare il blocco del tempo  

Se non usate un approccio di blocco del tempo per programmare le vostre giornate, probabilmente state perdendo molto tempo senza nemmeno rendervene conto.
Bloccando il tempo per lavorare su compiti specifici, si può evitare la distrazione e rimanere concentrati, ottenendo più lavoro finito in meno tempo in generale.
Cerco di programmare tutti i miei incontri insieme, in modo che non mi rovinino la giornata.
Cerco anche di fare riunioni solo 3 giorni alla settimana al massimo, di solito dal martedì al giovedì, lasciando il lunedì per concentrarsi sull'organizzazione della mia settimana e il venerdì per concludere le questioni in sospeso.
Come lo faccio praticamente? Utilizzando Google Calendar, ogni venerdì pomeriggio pianifico la settimana successiva bloccando il tempo per i vari progetti che ho in corso (oltre che per il resto della mia vita!)  


2.         Fare una lista e stabilire delle priorità 

La lista infinita di cose da fare può essere travolgente.
Organizza il tuo sistema di gestione dei progetti per data di scadenza all'inizio della settimana, fissando le scadenze per le varie attività e mettendo al primo posto quelle più urgenti.
In combinazione con il blocco del tempo, questo ti permette di essere sempre all'avanguardia, togliendo di mezzo il lavoro che deve essere fatto per primo.

Per aiutarti in questo compito, puoi usare la MATRICE DI EISHENHOWER.

  

3.         Avere un ufficio designato  

Molte (se non la maggior parte) delle assistenti virtuali lavorano da casa.
Ci sono pro e contro a questo approccio , ma trovo che la cosa più importante per rendere efficace il lavoro da casa sia avere un ufficio designato.
È necessario uno spazio di lavoro organizzato e tranquillo, libero dalle altre distrazioni di casa, come i bambini o le faccende domestiche.
Anche se si vive in un piccolo appartamento, mettete da parte un angolo tranquillo per la scrivania con un divisorio per bloccare le distrazioni visive.
Inoltre, assicurati di avere l'attrezzatura adeguata per svolgere il tuo lavoro, compresi i computer di backup in caso di guasto della tua postazione di lavoro primaria.

  

4.         Utilizza risorse eccellenti  

Un artigiano è bravo solo quanto gli strumenti con cui lavora.
Lo stesso vale per le assistenti virtuali: ci sono così tante risorse gratuite e prontamente disponibili per organizzare il lavoro amministrativo e creativo.
L'ufficio virtuale è più sofisticato che mai, e sfruttare tutte le risorse disponibili ti aiuterà ad essere un lavoratore più efficiente e organizzato.
Dal software per la gestione dei progetti alle app per la comunicazione, sta certa che qualcuno ha trovato un'ottima soluzione che puoi usare!

  

5.         Fai dell'auto-cura una priorità  

Nel competitivo mondo degli affari, troppe persone indossano la loro privazione del sonno e lunghe ore come distintivi d'onore.
In realtà, non riuscire a prendersi cura di se stessi porta a bruciarsi, e ad essere meno produttivi quando si lavora.
Prenditi cura di te stessa, del corpo e della mente: dormi a sufficienza, fai esercizio fisico, mangia bene e pratica le tecniche di rilassamento più adatte a te (meditazione, yoga, ecc.).
Distingui fra il "mio tempo" e il tempo da passare con la famiglia e gli amici. Sarai molto più felici e più sana di chi sgobba alla scrivania tutto il giorno.

  

6.         Imposta gli orari di lavoro e rispettali  

In relazione a questo punto punto, dovresti essere realistica su quante ore puoi lavorare ogni giorno e quando programmarle.
Non lavorare tutto il tempo, non ne vale la pena per qualche euro in più.
Sii chiara con i clienti sui tuoi "orari d'ufficio" e su quando possono aspettarsi delle risposte da te.

  

7.         Tieni un diario o un registro dei pensieri  

A volte il lavoro su un compito per un cliente può far nascere idee per un altro progetto che dovrai affrontare in seguito.
Tieni sempre un quaderno a portata di mano per annotare rapidamente le idee, in modo da non perderle, ma anche da non distrarti dal lavoro da svolgere.

  

Questi sono i miei migliori consigli per aumentare la produttività e gestire il tuo tempo in modo saggio.   

Hai usato alcune di queste tecniche come assistente virtuale per migliorare il tuo flusso di lavoro?   

Ci sono altre strategie che preferisci?   

Lascia i tuoi commenti qua sotto, mi farai piacere


Con amore

Roberta



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