COSA È IL CICLO DI DEMING?
Il ciclo PCDA è stato progettato con l'obiettivo di stabilire un modello continuo per il miglioramento continuo dei processi ed essere garanzia di qualità efficiente e continuativa. Il modello può essere utilizzato in molti contesti. Dietro alla ruota di Deming c'è un modello utile per qualsiasi processo di apprendimento e miglioramento.
I principi definiti dal ciclo di deming sono il fondamento su cui si basato tutte le norme di certificazione internazionale, comprensive di quelle per il settore alimentare che ambientale. Che lo ‘sfruttano’ per massimizzare le performance aziendale, aiutantone una direzione strategica vincente, basata su dati ed evidenze.
Il ciclo di Deming si distingue in 4 fasi:
- Pianificazione (plan);
- Azione (do);
- Controllo (check);
- Correzione/miglioramento (act).
Si tratta di un flusso di azioni ripetute che descrive il processo formativo del “imparare facendo”. L’idea di fondo è imparare attraverso le proprie stesse azioni, il giusto compromesso tra uno studio teorico e l’agire per tentativi.
COME SI APPLICA IN AZIENDA?
Come è noto l’imprenditore fa parte di una “specie” più vicina alla pratica che alla teoria. É più incline al fare, piuttosto che soffermarsi su teorie. In un certo senso, c’è già un “ciclo di Deming” che accompagna l’attività imprenditoriale.
Allora siamo già a posto così? Non c’è da nulla da cambiare?
La vita dell’imprenditore molte volte si confonde con la vita dell’azienda. Non sempre però l’azienda, intesa come organico, come team di collaboratori che vi lavora all’interno, è a conoscenza di ciò che frulla nella testa dell’imprenditore.
Il processo teorizzato da Deming assume valore e importanza nella misura in cui diventa un metodo per sintonizzare e coordinare le azioni di un team.
Dentro una squadra ci possono essere convinzioni e idee differenti. Le diversità individuali si rivelano di grande valore quando si desidera crescere, innovare e sperimentare, per essere un passo avanti agli altri.
Dentro una realtà aziendale organizzata, il processo di innovazione, apprendimento e miglioramento continuo risulta depotenziato quando è gestito in modo istintivo.
Una squadra ha bisogno di un metodo, ha bisogno di capire quali sono le regole del gioco. Quando non è chiaro il progetto generale, diventa più complicato per i componenti della squadra offrire il proprio contributo in modo efficace e pertinente.
La partecipazione e la soddisfazione di raggiungere un obiettivo comune rappresenta una importante gratificazione per la maggior parte delle persone.
VANTAGGI E SVANTAGGI DEL PDCA
Il ciclo di Deming è uno strumento meraviglioso per introdurre miglioramenti in modo sostenibile e riflessivo. Invece di precipitare e forzare un cambiamento delle procedure abituali, si procede a piccoli passi e sempre sotto stretta osservazione. Una modalità che tuttavia rappresenta anche uno dei grandi svantaggi del metodo PDCA: è infatti necessario investire molto tempo nella pianificazione, poiché la ruota di Deming non fornisce soluzioni rapide ai problemi.
VANTAGGI
- La natura iterativa del cerchio consente un'attenzione continua per migliorare la qualità.
- Poiché tutti fanno parte del processo generale, c'è un senso di integrazione che influenza positivamente l'intera organizzazione.
- La sua applicabilità è illimitata. Poiché il cerchio Deming è una metodologia divisa in quattro passaggi ben definiti, è adattabile a qualsiasi tipo di obiettivi e situazioni.
- Può essere utilizzato sia nella risoluzione dei problemi di leadership aziendale sia nei processi di produzione dei prodotti, corrispondenti all'area di produzione e al controllo di qualità.
- Consente a un'azienda di testare su piccola scala il cambiamento che desidera implementare prima di spendere per un metodo che potrebbe non funzionare o richiedere un adeguamento.
- Dopo che un nuovo metodo di processo è stato verificato e analizzato con successo, l'azienda può estendere la sua applicazione ad altri reparti, con la garanzia che fornirà i benefici attesi.
SVANTAGGI
- Funziona meglio quando le condizioni sono perfette, non avendo spazio per quelle variabili che potrebbero sorgere durante lo sviluppo del progetto.
- Potrebbe non essere l'approccio giusto per affrontare un'emergenza, perché con i quattro passaggi che devono essere soddisfatti i progressi sono generalmente lenti. Il cerchio è più metodico di altri piani operativi, il che lo rende inefficiente se è necessaria un'azione rapida.
- Un progetto può rimanere troppo a lungo nelle fasi iniziali, analizzando la situazione a cui sarà applicato. L'analisi eccessiva è un modo efficace per uccidere un progetto. Mentre il ciclo consente un'attenta pianificazione, il lavoro effettivo si verifica solo nella fase finale dell'azione.
- Spesso il risultato finale è relegato al processo. In un'organizzazione, i processi sono importanti, ma sono i risultati che renderanno tangibili i benefici del cambiamento implementato.
- In ciascuna delle fasi di questo cerchio viene posta molta enfasi sul lavoro di squadra. Ciò rende estremamente difficile valutare le prestazioni individuali dei lavoratori.
È POSSIBILE APPLICARE IL CICLO DI DEMING AL CONTROLLO DI GESTIONE?
Il controllo di gestione è declinabile in queste 4 fasi cicliche:
1. Pianificare obiettivi misurabili
Controllare il bilancio è un’azione già presente in qualsiasi azienda. Nella maggior parte dei casi si tratta tuttavia di un processo che analizza pochi basilari elementi.
Mancano spesso le condizioni per effettuare un’analisi approfondita che rappresenti una base di riferimento per esaminare un numero maggiore di attività aziendali.
Riclassificazione, analisi dei margini, contabilità analitica e analisi comparata sono alcuni dei processi che consentono di definire un numero maggiore di obiettivi, coerenti e credibili.
Definire un traguardo attraverso un processo ragionato e partecipato da tutti gli attori coinvolti, conferisce forza al piano di lavoro che ne deriva. É più facile trovare la tenacia e la costanza quando, prima di partire, si è fatta una analisi dettagliata.
2. Agire, mettere in pratica il metodo
Individuati e messi nel mirino gli obiettivi, il secondo passaggio prevede la messa in atto del piano. È la parte, per così dire, più consona allo spirito imprenditoriale, e alla cultura del fare che rappresenta il punto di forza delle PMI italiane.
3. Controllare e analizzare gli scostamenti con report facili da leggere
Ho fissato degli obiettivi… ho utilizzato un metodo per raggiungerli, ce l’ho fatta? Ecco la domanda che segna la terza fase, quella del check, del controllo.
Rendere periodica e sistematica la fase di controllo è fondamentale. Il presupposto più importante è rappresentato da una reportistica accorta. È indispensabile che l’imprenditore, almeno trimestralmente, abbia la possibilità di analizzare i numeri, e gli scostamenti in maniera semplice e comprensibile.
Troppo spesso vedo imprenditori arrovellare la loro testa dentro tabulati infiniti che contengono tutto le informazioni possibili e immaginabili. Quando manca la sintesi, tanti dati alla fine non dicono nulla.
4. Perfezionare il metodo
Terminata l’analisi degli scostamenti (obiettivi vs risultati finali), e compreso in quali passaggi vi sono margini di miglioramento, si giunge al momento in cui occorre trovare il modo di migliorare e limitare gli errori in futuro.
É il momento in cui occorre tirar fuori le idee. In questa fase il lavoro di squadra si rivela potentissimo. Rispetto ad un problema e all’indicatore che lo mette in evidenza, chi concretamente ha condotto le attività detiene una quantità aggiuntiva di informazioni preziosissime.
L’impresa in grado di raccoglierle ed elaborarle viaggia con una marcia in più. L’imprenditore che si illude di far tutto da solo, è destinato a perdere sulla distanza.
Non è indispensabile fare lunghe riunioni per far circolare dati e informazioni.
É sufficiente anche usare la posta elettronica, che ha pure il pregio della forma scritta, utilissima per mantenere nel tempo la rotta tracciata in fase di pianificazione.
Poi ci sono gli incontri quotidiani, che rappresentano l’essenza della relazione tra persone. La vita in azienda è anche una questione di convivenza. Ci possono anche essere momenti di frizione, ma quando c’è un patto che motiva tutti a remare dalla stessa parte, le divergenze si appianano con maggior facilità.
Difficile da attuare? É una questione di esercizio e disciplina.
l’imprenditore comprende metodi, strumenti e processi mettendoli in pratica e ripetendoli diverse volte;
quando i metodi sono stati ben compresi e sistematizzati, l’imprenditore ne modifica alcune parti al fine di renderli più idonei alla sua situazione;
raggiunta una padronanza ottimale, tanto che il metodo fa parte dello stile di lavoro aziendale, è possibile andare oltre…
Non può esistere la pianificazione senza prima conoscere e la conoscenza deve necessariamente basarsi su dati veritieri e concreti su cui poter fondare il nostro progetto. Senza dati a supporto si prendono decisioni basandosi su istinto ed esperienza e si fanno riunioni infinite dove i “secondo me” e “io credo che” si sprecano.
